Dynamiczny świat biznesu coraz częściej poszukuje elastycznych rozwiązań w zarządzaniu kapitałem ludzkim. Jednym z takich rozwiązań jest HR na godziny – model współpracy B2B z doświadczonym ekspertem ds. HR, który może znacząco usprawnić procesy HRowe i kadrowe w Twojej firmie. Kiedy warto zdecydować się na outsourcing HR? Jakie problemy może rozwiązać taki model i czy to się opłaca? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.

Czym jest HR na godziny?

HR na godziny, ukryty może być również pod nazwami takimi jak: outsourcing HR lub HR B2B, to model współpracy, w którym firma podejmuje współpracę ze specjalistą ds. HR do wykonywania określonych zadań w formie znacznie bardziej elastycznej i dopasowanej do biznesu. W przeciwieństwie do pełnoetatowego zatrudnienia, usługa ta pozwala przedsiębiorcy korzystać z wiedzy i doświadczenia HRowca dokładnie wtedy, kiedy jest to potrzebne, w budżecie i zakresie, który jest konieczny dla dobrego funkcjonowania biznesu.

Jakie problemy rozwiązuje HR na godziny/outsourcing HR? 4 problemy z jakimi zgłaszają się do nas klienci…

Każda firma, nawet te zatrudniające kilka – kilkanaście osób, mierzy się z wyzwaniami w obszarze zarządzania ludźmi. Od kwestii podstawowych związanych z rekrutacją, wdrażaniem pracowników, radzeniem sobie z konfliktami lub przygotowywaniem danych do list płac, po te które na początku często są pomijane np. obsługa benefitów, przygotowywanie raportów i rekomendacji działań w tym obszarze, codzienne wsparcie managerów w radzeniu sobie z wyzwaniami czy też badania satysfakcji pracowników i odpowiednie reagowanie na informacje, którymi się dzielą. Ale to oczywiście nie wszystko, bo tego typu wsparcie pozwala Zarządowi na podjęcie odpowiednich działań związanych z zarządzaniem personelem, które będą wspierać w realizacji celów i strategii biznesowej, a tym samym podnosić rentowność firmy.

 

1. Brak czasu Właściciela lub Zarządu

W firmach zatrudniających od kilku do kilkudziesięciu pracowników właściciele często samodzielnie zajmują się kwestiami personalnymi. To pochłania ogromne ilości czasu, które mogliby poświęcić na rozwój biznesu i współpracę z klientami. Kiedyś jeden z CEO powiedział nam: „Myślałem, że jak zostanę CEO, to będę rozwiązywał problemy klientów i podejmował ważne strategiczne decyzje. Jak już zostałem CEO, widzę, że więcej mam do zrobienia bo ten się pokłócił z tamtym, tu pracownik narzeka na przełożonego, tam nikt nie wie gdzie zgłaszać jakieś tematy związane z nieobecnościami, wszystko trafia do mnie… Moje wyobrażenia były zupełnie inne od rzeczywistości.”

HR na godziny pozwala odciążyć Właścicieli i Zarządy, przejmując obowiązki takie jak:

• rekrutacja i selekcja pracowników,
• przygotowywanie dokumentacji kadrowej,
• stworzenie skutecznego procesu wdrażania nowych pracowników,
• wsparcie w rozwiązywaniu konfliktów w zespole,
• wspieranie kadry managerskiej,
• tworzenie i realizowanie programów wsparcia dla pracowników,
• budowanie procedur HR, takich jak np. oceny pracownicze,
• kontakt z biurem kadrowo-płacowym i koordynowanie przekazywania wszystkich istotnych informacji.

To tak, jakby mieć wewnętrznego pracownika HR, ale w innym modelu współpracy. Dzięki temu Właściciel może skupić się na innych ważnych obszarach biznesu.

 

2. Kolejny pracownik zatrudniony na tym samym stanowisku i żaden nie był skuteczny

W przypadku naszego klienta chodziło o zatrudnienie 8 handlowca i wniosek, że żaden z nich „nie dowoził” wyniku. Jednak po przyjrzeniu się jak wygląda sam proces rekrutacji i wdrożenia pracownika okazało się, że większość tych procesów spoczywa bezpośrednio na barkach Prezesa, który nie ma mocy przerobowych, żeby się wszystkim zająć. Dodatkowo nie było żadnego wystandaryzowanego procesu, który pozwoliłby wyłonić odpowiedniego kandydata, a potem skuteczne wdrożyć go na stanowisku.

Zatrudnianie pracowników tej firmie przebiegało tak:

• Prezes oceniał pracę handlowca jako słabą po miesiącu lub dwóch współpracy i go zwalniał,
• nie weryfikował ogłoszenia, ani opisu stanowiska, stworzonego w czasie kiedy firma liczyła tylko kilka osób i  wrzucał ogłoszenie na bezpłatne portale. Następnie czekał na spływ CV, ale nie miał czasu zaglądać do nich regularnie.
• Kiedy Prezes zaczynał obdzwaniać kandydatów, część już znalazła inną pracę (najczęściej byli to Ci najlepsi kandydaci) i umawiał spotkania z tymi, którzy jeszcze byli zainteresowani.
• Po odbyciu wszystkich spotkań decyzja o podjęciu współpracy zapadała dość późno, bo nie było czasu na podsumowania, a do tego głównie w oparciu o „najlepiej mi się z nim rozmawiało i miałem wrażenie, że da sobie radę”. Niestety zbyt długie oczekiwanie z odpowiedzią, wiązało się, że znowu część kandydatów odmówiła, podejmując zatrudnienie w innym miejscu. Zatem na końcu okazywało się, że już nie bardzo jest z kogo wybierać i trzeba zatrudnić tego, kto jest dostępny.
• W momencie zatrudnienia, kwestie związane z dokumentacją na chwilę przejmowała osoba odpowiedzialna za administrację, ale za chwilę nowy pracownik wracał do Prezesa, który niemal w 100% był odpowiedzialny za jego wdrożenie.
• Wdrożenie takiego pracownika za każdym razem wyglądało inaczej, bo przyglądał się on głównie temu jak wygląda obsługa klientów i ich pozyskiwanie w czasie, kiedy robił to sam prezes. Kiedy go nie było, nowy pracownik nie do końca wiedział co ma robić. Nie miał żadnego planu, ani zadań, którymi może się zająć samodzielnie.
• Po około miesiącu, pracownik zostawał sam i miał realizować zadania samodzielnie.

W wielu firmach kwestia zatrudniania pracowników wygląda bardzo podobnie, mimo, że oczywistym jest fakt, że Prezes ma ograniczony czas na zajęcie się wszystkimi swoimi obowiązkami, a do tego nowym pracownikiem.

Niestety ten przypadek naraził firmę na gigantyczne koszty czasowe i finansowe. Jak możesz to policzyć?

Weź stawkę godzinową Prezesa i każdego z pracowników zaangażowanych w na każdym etapie i pomnóż przez liczbę godzin, które realnie poświęcili. Dołóż do tego koszty ogłoszeń, systemów, obsługi kadrowo płacowej, druku dokumentów i ich przechowywania lub inne, które istnieją w Twoim procesie.

Dla wielu firm zatrudnienie pełnoetatowego specjalisty ds. HR to zbyt duży wydatek, czasem też nie jest potrzebny specjalista w pełnym wymiarze. Chodzi przecież o to, żeby robota była zrobiona. Natomiast brak osoby odpowiedzialnej za ten obszar prowadzi do innych, często znacznie wyższych kosztów i problemów z:

• z rotacją pracowników,
• nieefektywną rekrutacji,
• nieefektywnym procesem wdrożenia…

HR na godziny/outsourcing HR to idealne rozwiązanie dla takich organizacji, ponieważ umożliwia korzystanie z profesjonalnego wsparcia wielu ekspertów bez konieczności ponoszenia kosztów stałego zatrudnienia jednej osoby.

 

3. Brak systemu do zarządzania danymi pracowniczymi

Inny klient pojawił się u nas z problemem związanym z zarządzaniem nieobecnościami. Firma liczyła już kilkudziesięciu pracowników, a wszystko co wiązało się z nieobecnościami i kalendarzem robili na papierze. Wydawałoby się, że to żaden problem, do momentu kiedy szef akceptował urlopy na bieżąco i pewnego dnia był jedną z pięciu pracujących osób w firmie tego dnia. Nie żartuję!

Okazało się, że brak systemu i procesu składania wniosków urlopowych wymógł na szefie akceptowanie wszystkiego na bieżąco, ale nie sposób zapamiętać kto kiedy będzie nieobecny i czy będzie ktoś kto ogarnie pracę za tę osobę mając wszystko (nawet jeśli poukładane) w segregatorze.

Rozwiązaniem okazała się nasza współpraca z dostawcą systemu HR, który automatyzuje proces składania wniosków urlopowych i przenosi je do aplikacji dostępnej z poziomu przeglądarki na dowolnym urządzeniu. Do tego pozwala na dostęp zbiorczy do kalendarzy pracowników i  weryfikowanie jakie urlopy się pokrywają.

Pracownicy kilkoma kliknięciami wprowadzają teraz wniosek do systemu, a szef może je jednym kliknięciem akceptować lub odrzucać.

To rozwiązanie pozwoliło też wygodnie wyciągać dane do rezerw urlopowych i poprawnego zarządzania budżetem w tym obszarze. Sam system ma natomiast znacznie więcej funkcjonalności, które pozwalają na obsługę wszystkich procesów HRowych w jednym miejscu.

 

4. Premie pracownicze przyznawane „na oko”

„Na oko”, a właściwie w oparciu o sympatie i antypatie managera. Zgłosiła się do nas członkini Zarządu firmy, mówiąc, że widzą ten problem razem z kadrową, która później zajmowała się wypłacaniem tych premii. Obie miały poczucie, że pracownicy się są nagradzani premią zgodnie z jakimś standardem i jakością ich pracy, natomiast ich bezpośredni przełożony wyższe premie dawał tym, których bardziej lubił. Oczywiście wywoływało to pewne problemy w relacjach między pracownikami, pojawiły się dodatkowe konflikty, a system premiowy przestał spełniać funkcje motywacyjne.

W takiej sytuacji najważniejszym krokiem stały się bezpośrednie rozmowy z przełożonymi i zaangażowanie ich w proces tworzenia nowego systemu premiowego. To oni mają najlepszą wiedzę w swojej dziedzinie i są w stanie stworzyć takie wskaźniki, które pozwolą na ocenianie pracy ich zespołu. Jest to też spore wyzwanie managerskie, więc większość z nich podeszła do tematu z dużym zaciekawieniem i zaangażowaniem.

Wypracowane wspólnie z managerami rozwiązania zostały przedstawione do akceptacji Zarządowi i Kadrowej, która miała na dalszym etapie naliczać wynagrodzenia z nowym systemem premiowym. Po doprecyzowaniu szczegółów nadszedł czas na kolejny, bardzo ważny etap całego procesu –

Komunikacja do pracowników. Managerowie jako osoby odpowiedzialne za ocenianie pracowników wraz z nami przygotowali maile i wyjaśnienia co do sposobu wyliczania premii w nowym systemie. Dzięki temu komunikacja była spójna i dopasowana do zespołu, a managerowie nauczyli się jak w przyszłości odpowiadać na pytania i tłumaczyć zmiany pracownikom bez wsparcia z zewnątrz. Przepracowaliśmy z nimi różne możliwości oporu ze strony pracowników i przygotowaliśmy ich do działania. Pracownicy dostali dokładne wytyczne czego się od nich oczekuje, żeby premia została przyznana w takiej formie, do której mogą zajrzeć w każdej chwili.

Dzięki współpracy w postaci HR na godziny, w czasie 3 miesięcy wypracowaliśmy

• nowy system premiowy i przywróciliśmy mu charakter motywacyjny,
• przygotowaliśmy managerów do wdrożenia zmiany,
• przygotowaliśmy komunikację, która wspierała cały proces zmian,
• wpłynęliśmy odgórnie na istniejące konflikty między pracownikami.

Dlaczego warto wybrać HR na godziny/outsourcing HR?

1. Elastyczność

Jedną z największych zalet HR na godziny jest elastyczność. We współpracy z naszymi klientami dostarczamy ją na wielu płaszczyznach:

• Działamy w hybrydowym modelu współpracy i wspólnie z klientem ustalamy kiedy ważna jest obecność w biurze, a kiedy wystarczy realizacja zadań w formie zdalnej.
• Oferujemy bardzo szeroki zakres wsparcia w obszarze HR i wspólnie z klientem decydujemy co jest istotne do zrealizowania w pierwszej kolejności, a co zostawiamy na później, tak, aby cele biznesowe były realizowane płynnie.
• Zapewniamy dedykowanego, stałego, konsultanta, który w razie braku kompetencji w jakimś obszarze dostaje wsparcie innego konsultanta, który je posiada, tak, aby klient zawsze mógł liczyć na wysoką jakość usług.
• W razie gdyby klient zdecydował, że dany konsultant osobowościowo nie pasuje do jego zespołu, możliwa jest zmiana konsultanta.
• Przy ustalonej miesięcznej liczbie godzin dedykowanych dla klienta, możliwe jest przeniesienie maksymalnie 10 niewykorzystanych godzin na kolejny miesiąc w danym kwartale.
• Okres wypowiedzenia umowy to 1 miesiąc, w ramach którego przekazujemy wszystko nad czym do tej pory pracowaliśmy wskazanej przez klienta osobie

2. Oszczędność kosztów

Zatrudnienie HR w modelu godzinowym jest znacznie bardziej opłacalne niż pełnoetatowe zatrudnienie. Rozliczamy się w oparciu o fakturę VAT, a klient nie ponosi kosztów związanych z zatrudnieniem. Może regulować i przewidywać koszty, które będzie miał w danych miesiącu z tytułu naszej współpracy.

3. Dostęp do doświadczenia i wiedzy wielu ekspertów

HR na godziny to dedykowany konsultant, którego zadaniem jest zapewnienie stałej i pełnowymiarowej obsługi klienta, od poziomu strategii po zadania operacyjne. Aby móc zapewnić tak wysoki standard współpracujemy z wieloma specjalistami nie tylko z dziedziny HR, ale również z BHPowcem, prawnikiem, trenerami, coachami, mentorami itd. Klient chcąc zapewnić sobie taki poziom wsparcia musiałby zatrudnić przynajmniej 3 wysoko wykwalifikowanych pełnoetatowych pracowników.

Jakie usługi obejmuje HR na godziny/outsourcing HR?

Zakres usług w modelu HR na godziny może być dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Najczęściej obejmuje:

• rekrutacje,
• wdrażanie pracowników/onboarding,
• budowanie kultury organizacyjnej,
• wsparcie w bieżących tematach i problemach managerów oraz pracowników,
• obsługa benefitów,
• badania satysfakcji,
• budowanie dobrostanu pracowników,
• budowanie oraz automatyzowanie procedur i procesów HR,
• przygotowywanie danych do wypłaty wynagrodzeń i kontakt z biurem kadrowo-płacowym,
• rozwiązywanie umów o pracę,
• przygotowywanie raportów i rekomendacji działań,

 

Czy HR na godziny/outsourcing HR jest dla Ciebie?

HR na godziny to rozwiązanie idealne dla:

• małych i średnich firm, które nie mają dedykowanego działu HR,
• firm, które chcą obniżyć koszty zarządzania zasobami ludzkimi,
• firm, które nie potrzebują HR na pełen etat,
• firm, które potrzebują znacznie większej elastyczności we współpracy z HRowcem,
• przedsiębiorstw, które potrzebują wsparcia w ściśle określonych projektach,
• organizacji przechodzących przez zmiany i szukających profesjonalnego wsparcia w zarządzaniu ludźmi.

 

Jak zacząć współpracę w formule HR na godziny/outsourcingu HR?

Jeśli zauważasz, że Twoja firma zmaga się z problemami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi, czas rozważyć współpracę z HRowcem na godziny. Pierwszym krokiem jest rozmowa o Twoich potrzebach – podczas konsultacji wspólnie omówimy, jakie obszary wymagają wsparcia i jak mogę pomóc Twojej firmie.

Możesz skontaktować się z nami

• mailowo na justyna.sulwestrzak@restfully.com.pl
• wypełniając formularz
• lub przez LinkedIn

HR na godziny to elastyczne i efektywne rozwiązanie dla firm, które chcą profesjonalnie zarządzać kapitałem ludzkim bez konieczności zatrudniania pełnoetatowego specjalisty. Dzięki współpracy z doświadczonymi HRowcami możesz skutecznie rozwiązywać problemy, zwiększać efektywność zespołu i budować lepszą atmosferę w pracy.